伝わる資料〜まずメッセージを考える〜

一昨日に伝わる資料とは

「メッセージ×構成×伝え方」

で構成されるというお話をしました。

その中で、今日はメッセージについてお話したいと思います。

そもそも、資料はなぜ作るのでしょうか。

僕の定義は、コミニケーションをより円滑に進めるためです。

口頭、あるいは阿吽の呼吸で伝わるのであれば、別に資料は必要ありません。

口頭だと因果関係が理解しづらい、あるいは言葉で説明するよりも

図解した方が理解が早いというときに、資料の役割が出てきます。

さて、ここまでお話して分かるかと思いますが、

コミニケーションと資料は主従の関係にあります。

なので、コミニケーションの目的に沿わない資料は、

コミニケーションを阻害したり、結局使わなかったり

することも多いかと思います。

ここまで、来るとコミニケーションの目的を考えたくなりますよね。

では、その目的は何でしょうか。

特にビジネスにおけるシーンを想像してみてください。

多くの場合、ビジネスでは、コミニケーションを通じて

誰かに何かを理解してもらい、次の動きにつなげてもらうことが

大事だと言えます。

そうするとおのずとコミニケーションには、

「相手にこういう意思決定をしてほしい／動いてほしい」

というメッセージを持つ必要性が出てきます。

資料を効果的に使うにも、まず自分のメッセージは

何かを考えるところから始めましょう。

自分のメッセージが曖昧な場合には、まずは何を言いたいのか

改めて考えるといいと思います。

間違っても、何も考えずに資料を作ることだけはさけてください。

繰り替えしになりますが、

コミニケーションと資料は主従関係にあります。

自分のメッセージがあることで、資料は初めて光ります。

たとえ、きれいな資料をつくってたとしても、

メッセージがないと、

「で、結局言いたい事は何なの？」

と言われてしまうでしょう。

今日もこんな時間になってしまいました。

新たなプロジェクトを与えてくれた上司、ありがとうございます。

それでは明日も良い１日を

目的を考える

伝わる資料の続きを書こうと思いましたが、

今日は仕事でふと思うことがあったので別の内容について

書きたいと思います。タイトルにもある通り、

「目的を考える」です。

膨大な量のデータ分析、明日までに作らなければいけないと

言われた資料作成など、様々な仕事を上司や同僚から

依頼されたことがあると思います。

まずは、快く受け入れてみる事も大事だと思いますが、

それは若干危険だなと考えます。

というのも、それに費やした時間をもっと有効なことに

活用出来た可能性もあるからです。

といのも、ふと受け入れた仕事は、タイトルにもある

仕事の目的を確認し忘れがちです。

あるいは、自分自身が気をつけるタイプでも、

仕事を依頼した相手が気をつけてくれるとは限りません。

そして、目的に結びつく道筋が見えない仕事は、

作業をやっただけの自己満足で完結してしまう危険性があります。

大量にデータを分析して、レポートも書いたけど、結局プロジェクト事態が頓挫してしまったり、別の方向性で検討しようと言う話になったりと作ったものが無に帰す瞬間に遭遇したことある人も多いと思います。

そのような事態を防ぐためにも、目的の確認は重要です。

目的が別れば、その実現に必要な要素は分解できます。そして、

その分解した要素と自分のやろうとしていることがつながれば、

目的達成に近づくでしょうし、逆であればどんなに頑張っても

時間の無駄になるリスクが高いです。

時間は有限ですので。自分自身にとって、今必要な事に

時間を注げるように、仕事や時間をコントロールする術を

身につけたいですね。

そのためにも、仕事の目的を常に確認し、その作業が

必要か否か判断し、無駄となる作業を減らせるようにしていきたいものです。

今日も１日ブログにアクセスして頂いた方々ありがとうございました。

明日も良い１日を

伝わる資料とは

今日は明日の社内勉強会向け資料をつくっていました。

その資料が「資料の作り方」です（笑）。

以前、コンサルティングファームにつとめていた事もあって

資料をよく作っていました。

先輩からはよく「何が言いたいか分からない」という

おしかりばかり受けていましたが（笑）。

その経験を経たことで、スティーブジョブスのような、

感動するプレゼン資料にはほど遠いですが、

報告書、レポートは比較的良い物が作れるようになったと思っています。

なぜ作れるようになったかというと、ある型を覚えた事で、

必ずミスや齟齬がないかチェック出来るようになったからだと

思っています。

その型とは、良い資料の構成要素です。

では、良い資料には何が必要でしょうか。

僕の考えでは、資料の質は

「メッセージ　×　構成　×　伝え方」

のかけ算で決まると思っています。

かけ算というのがミソで、どれかが悪い方向に走ってしまうと

資料の質は一気に悪くなるということです。

その３つがなぜ重要なのかは、また明日以降お伝えしたいと思います。

今日は、魚を安売りしてくれたスーパーの皆様ありがとうございました。

それでは、明日も良い１日を

捨てる意味

今日もブログはこんな時間ですが、更新を続けていきたいと

思います。

今日は部屋の片付けやゴミ捨てを行っていました。

部屋を片付けた後というのは、気持ちよいことが多い気がします。

その気持ち良さはどこからくるのでしょうか？

２つのものが軽減されることが

その理由ではないかと思っています。

それは、

　1.刺激（無駄な情報）

　2.非効率（いろいろな物から選ぶ）

だと思います。

会社の資料を読んでいても、あれもこれもと情報が

あると頭の中で情報が処理しきれなくなって、頭が

疲弊する事が多いかと思います。

部屋の中の荷物も、色であったり、その使用方法であったり

何かしらの情報を持っています。視界にそれらが

入るという事は何かしらの情報が自分の中に入ってくるのですが、

それが自分にとって必要な情報であることはまれだと思います。

そして、そうした情報があれもこれもくるというのは

ストレスの原因の一つになっているのではないでしょうか。

もう一つは、非効率性ですが、これは物がいろいろ散らかっている

事で、本当に欲しいものをとるまでに、あれこれと探す手間のことですね。障壁がなくなることで、ストレートに手に入れたいものが

手に入るというのは、やはり１つのストレス軽減なのではないでしょうか。

今日は捨てることの効能を書いてみましたが、

これは日々作る資料や商品にも言えそうですね。

あれもこれもあることでかえってストレスを与えていないか、

自分も日々気をつけたいと思います。

丁寧に対応してくださった区役所の担当者様、

おいしい昼食を提供してくれた飲食店、ありがとうございました。

それでは、おやすみなさい。

体は語る～その3～

さっそく三日坊主になりそうになりましたが、改めてブログ更新いたします。

お酒を飲んでいようと、眠くなっていようとさっと文章を書くぐらいの忍耐力、

クイックな思考力を身につけたいですね。

さて、前回までに集中力が大事だと言い続けてきました。

で、その集中力はどこから生み出されるのかというのが今日の本題です。

結論から言いますと、

仕事の集中力は、姿勢や体の動かし方で変わる

というのが、僕の現在感じていることです。

背筋が丸まっているときなどは、動作も鈍かったりします。

その他に、自販機まで飲み物を買いに行くときの歩調もテンポが

必要以上に遅いときというのは、仕事の動作も遅い気がします。

ただ、せかせかしていればいいのかというと、そうでもなく。

そういうときは、視野が狭くなりすぎていて、凡ミスを犯していると思います。

本当に集中している時は、全体をとらえながら今すべきことを

瞬時に決めて、解決に向けて取り組んでいる状態と思います。

1点にとらわれ、頭も体もぐるぐるしている状態というのは

ドツボにはまっているという状態のほうが近いのではないでしょうか。

学校のテストとかでも、今解けないと思ったらすぐに次の問題に移って

総合点として良い点を取りに行くのと、その問題にとらわれすぎて、

気づいたらほかの問題を解く時間が無くなっていたということがあるかと

思います。集中とドツボの違いはそれかなと思います。

ドツボにはまりそうになったら意図的に背筋を伸ばしてみてはいかがでしょうか。

単純に自分の見ている視野も広がります。ドツボにはまっているときは

猫背になっていて、対象との距離も近く、他が見えない状態だと思います.

そんな時、意図的に背筋を伸ばすと、見える視点も広がり、

その体の刺激をきっかけとして、思考も広げて考えることができると思います。

怠けず、せかせかしすぎず、視野を広げた姿勢で無駄なくそつなく動く

これが大事かなと思います。

自分の体を意識することで集中を高め、さっさと課題を処理していく

そうして一日を有効に活用したいものですね。

（姿勢だけでなく、疲労の有無など体自体のコンディションも大事だと思います。）

今日は久々に実家に来ました。いつもあたたかく迎え入れてくれる

家族にありがとうと言って、本日も1日過ごしたいと思います。

PS.

おまけですが、部下を見るとき、その姿勢を見ていれば

仕事しているかいないか分かると思います。

ネットサーフィンなどしているときは代替、姿勢が丸まっているか、

のけぞっているか、腕の動きが止まっていますｗｗ

動き改め体は語る 〜その２〜

本日もこの時間まで仕事でした。

最近は遅くまで仕事をすることが多いです。

必ずしも残業時間が長いことが悪いとは思いません。

自分自身に強い負荷がかかり、そこを乗り越えると大きな成長に

つながることは運動をしてきた方ならよりイメージつきやすいかと思います。

それは、仕事においても同様です。自分の許容を超える水準の

課題に取り組むことで、業務改善や思考力が突き抜ける事は多々あると思います。

ただ、一方で自分にとってものすごく負荷が高くないような仕事で

残業をしているようであれば、それは「仕事をした気」になっただけで、

実際には付加価値の高い仕事をしているとは言えません。

（自戒することの方が多いですが・・・）

短い時間で仕事が完了すれば、さらに先の業務にも取り組める訳で

時間あたりの質が高まることは想像できるかと思います。

また、人間、仕事だけが人生ではないと思います。家族や友人との交流、

趣味の時間など、人生を豊かにするためには欠かせない機会を

逸する事にもつながります。また、そうした仕事とは違う視点に触れる

機会は結果として、仕事にも生かされることが多いと思います。

単一的な視点しか持てないと、ワンパターンの発送に陥り、ライバルとの

差別化がつきにくくなる、あるいは時代とともに飽きがくるなど、

仕事だけに時間を取られる事はリスクである部分もあるのではないか

と思います。

では、そうした時間を捻出するために何をするのか。

通常考えられることは、昨日のブログでも触れましたが、

キーポイントは「体」だと思います。

昨日は動きと書きましたが、より根本を考えると

「体」だと思いましたので、「体」と改めました。

本来なら昨日のブログの流れから今日、解を書くのが筋かと

思いますが、なぜ集中して業務に取り組み、時間を捻出することが

大事なのか、あえて回り道をして、考えを記してみました。

さて、もう少しで夜もあけそうなので、寝ます。

本日も１日、一緒に仕事をした方々、弁当屋のお姉さん、

コンビニの店員さん、ありがとうございました。

明日も良い１日を

動きは語る 〜その1〜

本日も眠気に負けず、投稿です。

先週、今週と12時近くやはたまたそれを超える

時間まで働くことが多いですが、まだまだ業務効率は

高められるのではないかと思う日々です。

業務効率を高めるには

　1.やらなくて良いものを決める

　2.やることのプロセスを見直し、再構築する

　3.他の人を巻き込み、付加の分散や新しい知恵をもらう

あたりが非常に効果が高いと思っています。

特に、やらないことを決めることは、それに取り組んでいた

時間がまるまる消えるので、非常に効果は高いと思います。

ただ、それ以上に大事じゃないかと思うのが、

自分の動きを集中させることではないかなと最近思っています。

集中させるということは、隙間隙間の無駄な動作がなくなるだと

考えています。

初歩的なところでいえば、エクセルで計算作業をしているときに、

社内チャットできちゃったメッセージをみる、その後作業に戻って

さらに再度チャットのメッセージを見直すことだったりだとか

はっきりいって１回目のチャットを見るという動作は

ほとんど意味をなさない場合が多いと思います。

本来やるべきことはなにか、それに意識がフォーカスされていれば

このような動作はなくなっていたのではないでしょうか。

塵も積もれば山となるという言葉があるかと

思いますが、こうした動作１つ１つを意識を集中させることを

通じて事にあたっていればあっという間に仕事も終わっているのではないでしょうか。

皆様も集中しすぎて、仕事終わるまでほかの事に全く気づかなかった

といったことがあるかと思いますが、そういう時って、思った以上に

仕事が早く終わっているのではないでしょうか。

であれば、どうすればそうした状態を作り出せるのか。

明日以降は、それについて考えてみたいと思います。

今日も１日ありがとうございました。